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Attending Your First Conference

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Date Updated:

Contributor/Collaborateur: Elora Wales
Editor/Révision: Madeline Wood Alexander
Visuals/Visuels: Elora Wales

Pour la traduction en française, cliquez-ici

  1. DO YOUR RESEARCH BEFOREHAND
  2. TALK TO YOUR SUPERVSIOR
  3. CREATING YOUR PRESENTATION
  4. TRAVELLING
  5. PRACTICE MAKES PERFECT
  6. GENERAL TIPS
  7. Faites vos recherches à l’avance
  8. Parlez à votre superviseur
  9. CRÉER VOTRE PRÉSENTATION
  10. VOYAGES
  11. PRATIQUER
  12. CONSEILS GÉNÉRAUX

Attending your first conference may feel a bit intimidating. Don’t worry! Here, we provide you with some indispensable tips to navigate this experience with confidence and make the most out of your first conference.

DO YOUR RESEARCH BEFOREHAND

  • Consider WHY you are attending. What do you want to get out of your time at the conference?
  • Conferences can be overwhelming! There are often multiple events being held at the same time or back-to-back. Check the schedule beforehand and plan out each day to get the most out of your experience.
  • Take a look at who else is attending or speaking and consider who you are interested in meeting. Feel free to reach out to people before or during the conference to express your enthusiasm and to set up a time to chat.
  • The website will have the required poster dimensions for a poster, and length of time for a talk, plus any other important guidelines you won’t want to miss (i.e., platforms/technology to use, materials to bring).

TALK TO YOUR SUPERVSIOR

  • It is important to ensure your supervisor’s expectations for you are clear, as you are a representative of their lab.
  • They may have advice for the specific conference you are attending or may be going with you!
  • Talk to your supervisor about what platform is best suited to create your presentation and for them to leave edits or comments.
  • Ask your supervisor or senior trainees in your lab if they have past poster presentations or templates you could modify.
  • If you are giving an oral presentation, ask your supervisor if you can do a practice talk at a lab meeting.
  • Talk to your supervisor well in advance to confirm when they would prefer your first draft of our abstract, poster, or presentation to be completed.
  • The more people that collaborated on the project, the more notice you should give, since they should each have the opportunity to approve the abstract or presentation should they wish.

CREATING YOUR PRESENTATION

  • Create your poster in the correct size dimensions you want it to be printed in. Double check the poster requirements on the conference website!
  • You may consider using a QR code on your presentation to scan for your references and/or for readers to download a copy of your presentation, paper or pre-print.
  • Look at examples of other presentations: Try Googling, checking out other lab pages, or talking to someone you know who has been to a conference for inspiration
  • Link to better poster format: https://osf.io/ef53g/

TRAVELLING

  • Book your hotel and plane tickets well in advance. The conference will often reserve a block of hotel rooms for attendees, but these can sell out quickly! Look into various accommodations (e.g., AirBnB, student residences, etc.) to find the most convenient and affordable option for you.
  • To account for travel delays, build in extra time between your arrival and the first event. If you are presenting on the first day, try to arrive the day before if possible.
  • If you are giving a talk, ensure your presentation is on a USB, backed up on your computer, and/or emailed to yourself.
  • Try to get your poster printed no less than a week before your departure date, to check for printing errors and to make sure you get it on time.
  • Compare prices to find the cheapest place to print your poster (Staples is usually good).
  • Invest in a tube poster carrier (from Michael’s, Amazon, etc.) to protect your poster while travelling.
  • If you don’t want to travel with your poster, you can have the poster sent to a printing company in the local area of the conference and pick it up when you arrive.

PRACTICE MAKES PERFECT

  • Think about what you want to say when someone comes to your poster. Have a quick summary of your study ready.
  • Try to not make your summary longer than 2 minutes. When someone comes to your poster, this should be like an elevator pitch: quick, to the point, and easy to understand.
  • For example, you could quickly summarize your hypotheses, methods, results, and why your research is important.
    • If attendees have questions about your introduction, methods, conclusion, or future research, they can ask, and you can elaborate on these sections after.
  • You should know your research inside and out, so that you can elaborate and answer questions when need be. There is no need to read from your poster – since attendees can read that themselves!
  • Try practicing your spiel/summary to a friend or family member – you should be able to explain your research in understandable terms (I.e., to someone who knows nothing about your research).

GENERAL TIPS

  • Don’t stress! You know your stuff. People come to your presentation because they want to learn more. Think of it as a conversation between you and a friend!
  • Take notes. You will learn a lot all at once and you can write down any new ideas as they come to you.
  • Stay professional! Even during social events, you are surrounded by potential future colleagues, supervisors, referees, and trainees.
  • Ensure you are dressed appropriately, based on the location (i.e., weather) and level of professionalism.
  • Make good use of your time. Make a point of talking to people at coffee breaks and attending the social events. This may open you up to new opportunities and will make the experience more enjoyable.
  • Cement your new networking relationships by following up after the conference.

Conseils pour assister à votre première conférence

Contributeur : Elora Wales
Éditeur : Madeline Wood
Visuels : Elora Wales
Traduction : Véronic Delage

Assister à votre première conférence peut vous sembler un peu intimidant. Ne vous inquiétez pas ! Nous vous donnons ici quelques conseils indispensables pour vivre cette expérience en toute confiance et profiter au maximum de votre première conférence.

Faites vos recherches à l’avance

  • Réfléchissez à la raison de votre participation. Que voulez-vous retirer de votre participation à la conférence ?
  • Les conférences peuvent être accablantes ! Il y a souvent plusieurs événements qui se déroulent en même temps ou l’un après l’autre. Consultez le programme à l’avance et planifiez chaque journée pour maximiser les bienfaits de votre expérience.
  • Jetez un coup d’œil sur la liste des participants et présentateur et réfléchissez aux personnes que vous aimeriez rencontrer. N’hésitez pas à contacter ces personnes avant ou pendant la conférence pour leur faire part de votre enthousiasme et planifier un moment pour discuter.
  • Le site web indiquera les dimensions requises pour une affiche et la durée d’un exposé, ainsi que d’autres directives importantes à ne pas manquer (par exemple, les plates-formes/technologies à utiliser, le matériel à apporter).

Parlez à votre superviseur

  • Il est important de s’assurer que les attentes de votre superviseur sont claires, car vous êtes un représentant de son laboratoire.
  • Il ou elle pourrait avoir des conseils à vous donner pour la conférence à laquelle vous participez ou pourrait y assister aussi!
  • Discutez avec votre superviseur de la plateforme la mieux adaptée pour créer votre présentation et pour qu’il puisse y apporter des modifications ou des commentaires.
  • Demandez à votre superviseur ou aux étudiants seniors de votre laboratoire s’ils ont d’anciennes affiches, présentation ou un gabarit que vous pourriez modifier.
  • Si vous devez faire une présentation orale, demandez à votre superviseur si vous pouvez vous pratiquer lors d’une réunion de laboratoire.
  • Parlez à votre superviseur suffisamment à l’avance pour confirmer la date à laquelle il préférerait que vous terminiez la première version de votre résumé, affiche ou présentation.
  • Plus il y a de personnes qui ont collaboré sur le projet, plus vous devez être d’avance, car elles doivent toutes avoir la possibilité d’approuver le résumé ou la présentation si elles le souhaitent.

CRÉER VOTRE PRÉSENTATION

  • Créez votre affiche dans les dimensions correctes dans lesquelles vous souhaitez qu’elle soit imprimée. Vérifiez les exigences relatives aux affiches sur le site web de la conférence !
  • Vous pouvez envisager d’utiliser un code QR à scanner sur votre affiche pour vos références et/ou pour que les lecteurs puissent télécharger une copie de votre présentation, de votre article ou de votre préimpression.
  • Regardez des exemples d’autres présentations : Essayez de chercher sur Google, de consulter les pages d’autres laboratoires ou de parler à quelqu’un que vous connaissez et qui a participé à une conférence pour s’inspirer.
  • Lien vers un meilleur format d’affiche : https://osf.io/ef53g/

VOYAGES

  • Réservez votre hôtel et vos billets d’avion longtemps à l’avance. La conférence réserve souvent un bloc de chambres d’hôtel pour les participants, mais celles-ci peuvent se vendre rapidement ! Renseignez-vous sur les différentes possibilités d’hébergement (AirBnB, résidences étudiantes, etc.) afin de trouver l’option la plus pratique et la plus abordable pour vous.
  • Pour tenir compte des retards de voyage, prévoyez un délai supplémentaire entre votre arrivée et le premier événement. Si vous présentez le premier jour, essayez d’arriver la veille si possible.
  • Si vous faites un exposé, assurez-vous que votre présentation est sur une clé USB, sauvegardée sur votre ordinateur et/ou envoyée par courrier électronique.
  • Essayez de faire imprimer votre affiche au moins une semaine avant la date de votre départ, afin de vérifier qu’il n’y a pas d’erreurs d’impression et de vous assurer de la recevoir à temps.
  • Comparez les prix pour trouver l’endroit le moins cher pour imprimer votre affiche (Staples est généralement un bon choix).
  • Investissez dans un porte-affiche en tube (chez Michael’s, Amazon, etc.) pour protéger votre affiche pendant le voyage.
  • Si vous ne souhaitez pas voyager avec votre affiche, vous pouvez la faire envoyer à une imprimerie dans la région de la conférence et la récupérer à votre arrivée.

PRATIQUER

  • Réfléchissez à ce que vous voulez dire lorsque quelqu’un vient voir votre affiche. Préparez un résumé rapide de votre étude.
  • Essayez d’avoir un résumé de 2 minutes ou moins. Lorsque quelqu’un vient voir votre affiche, ce résumé doit être comme un discours d’ascenseur : rapide, concis et facile à comprendre.
  • Par exemple, vous pouvez résumer rapidement vos hypothèses, vos méthodes, vos résultats et les raisons pour lesquelles votre recherche est importante.
  • Si les participants ont des questions sur l’introduction, les méthodes, la conclusion ou les recherches futures, ils peuvent les poser, et vous pourrez développer ces sections par la suite.
  • Vous devez connaître votre recherche sur le bout des doigts, afin de pouvoir la développer et répondre aux questions si nécessaire. Il n’est pas nécessaire de lire votre affiche, car les participants peuvent la lire eux-mêmes !
  • Essayez de répéter votre résumé à un ami ou à un membre de votre famille – vous devez être capable d’expliquer votre recherche en termes compréhensibles (c’est-à-dire à quelqu’un qui ne connaît rien à votre recherche).

CONSEILS GÉNÉRAUX

  • Ne stressez pas ! Vous connaissez votre sujet. Les gens viennent à votre présentation parce qu’ils veulent en savoir plus. Pensez-y comme à une conversation entre vous et un ami !
  • Prenez des notes. Vous apprendrez beaucoup de choses d’un seul coup et vous pourrez noter toutes les nouvelles idées qui vous viendront à l’esprit.
  • Restez professionnel ! Même lors d’événements sociaux, vous êtes entouré de futurs collègues, superviseurs, références et stagiaires potentiels.
  • Porter une tenue vestimentaire appropriée, en fonction du lieu (c’est-à-dire la température) et du niveau de professionnalisme.
  • Faites bon usage de votre temps. N’hésitez pas à discuter avec les personnes présentes lors des pauses café et à participer aux événements sociaux. Cela peut vous ouvrir de nouvelles opportunités et rendra l’expérience plus agréable.
  • Consolidez vos nouvelles relations de réseautage avec un suivi après la conférence.