Contributor/Collaborateur: Vegas Hodgins
Editor/Révision: Madeline Wood Alexander
Visuals/Visuels: Fraulein Retanal
Translator/Traducteur: Elena Bakker

Pour la traduction en française, cliquez-ici

1. Introduction
2. Make Connections
3. Get Creative
4. Ask Well in Advance
5. Provide Important Information
6. Send a Reminder
7. Inform Them of the Results
8. Conclusion
9. Introduction
10. Faites des contacts
11. Soyez créatif
12. Demandez bien à l’avance
13. Fournissez l’information importante
14. Envoyez un rappel
15. Informez votre répondant des résultats
16. Conclusion

Introduction

So, it’s that time of year again. The time in every academic career when you need to draw on your connections to prove that you aren’t the only person who thinks you’re great. Reference letters are an important currency in the job market. While you may be asking for reference letters now, be they for graduate school or grant applications, one day you’ll be the one writing them (but you’ll never stop needing them). Keep that in mind as you navigate the choppy waters of requesting these letters: Above all else, the people you ask deserve your courtesy and respect. Read on to learn more detailed tips for how to make your reference letter request polite and effective!

Make Connections

The first step in reaching out to your connections is having connections to reach out to. For this reason, it’s important to be actively engaged with the faculty members around you throughout your entire tenure in academia. You can’t start building these connections a week before the deadline! You want to ask someone who knows you well enough to honestly speak to your specific traits, talents, and experiences. Letter writers may include course professors, research supervisors, and collaborators.

To connect with your professors, actively participate in classroom discussions, ask questions that facilitate your learning, and always come to class with a willingness to learn. It isn’t all about getting perfect grades. Demonstrating an interest in the subject matter and an inquisitive spirit goes a very long way. If you find a class especially interesting, reaching out to your professor by email or office hours to discuss it further is always a good idea. Professors are generally passionate about what they teach, and connecting over a shared passion for a topic is an ideal way to demonstrate that you are the kind of student they can wholeheartedly endorse to any committee.

Research supervisors can provide you with excellent reference letters. As they’ve seen firsthand your research abilities, they can often provide the most detailed endorsement of your research qualifications. As such, honing your research abilities to be as ethical, fastidious, and efficient as possible will nourish these relationships immensely. Demonstrating these qualities will show your supervisor that you value the research process enough to ensure it goes smoothly and successfully. This, in turn, allows the lab to work like a well-oiled machine. However, sometimes mistakes happen. One of the most important things about conducting research is catching those mistakes, coming up with a plan to fix them, and informing your supervisor of the problem and the solution. Honesty and transparency are as important qualities in research as are intelligence and inquisitiveness. So, answer your emails frequently, always triple-check your work for errors, never be afraid to ask questions, manage your time well, and follow instructions closely. This way, your research supervisor will be able to write you a strong reference letter without a tinge of doubt.

With all this being said, it’s also important not to force it. In any academic environment, there will be faculty members with whom you instantly click, and those with whom you do not. Gravitate towards the faculty members who seem interested in fulfilling some kind of mentor role towards you. Nourishing those natural inclinations for collegiality will get you further than trying to force your way into the good graces of someone who is disinterested. Faculty members are always looking for the bright next generation of scholars. You just need to prove that that’s you!

Get Creative

Sometimes, you can’t find a professor or a research supervisor who is willing and able to vouch for you. Don’t despair, there are creative ways to get reference letters that can speak to your talents. If you are engaged with committees or extracurricular activities, you can ask staff or faculty involved with these to write you a letter. While they may not be able to speak specifically to your academic or research performance, there are other qualities they can describe such as leadership, cooperation, inclusivity, and work ethic. Similarly, organizers of volunteer positions you may participate in can write fruitful letters if they know your generous and hardworking nature well. Don’t be afraid to look back in your academic career. If you’ve kept up a friendly relationship with previous professors or supervisors, they may be willing to write a letter for you even if it’s been a while. There are certainly plenty of people in your life to whom you have demonstrated positive qualities. You just have to find them!

Ask Well in Advance

Be sure to ask for a reference letter well in advance. Ideally, you would give a referee a month or more to write the letter. Writing these letters can be time consuming, and often professors will have many trainees and colleagues for whom they are providinged references. Plus, reference letters are sometimes the kind of work that get frequently shuffled to the bottom of the pile. Giving a longer time window to complete the letter will increase the chances that it reaches the top of the pile before the deadline. Furthermore, academics are known for their jam-packed schedules. If you make a request with no wiggle room, you’re more likely to be denied and appear inconsiderate.

Do not include excessive information in the initial request. Include the reason for the letter and the deadline, for context, but do not provide your CV or transcripts until your reference agrees to write a letter. This is to avoid appearing presumptuous. Additionally, always explicitly ask if they are willing and able to write a strong reference letter. It’s typically good etiquette to deny a letter request if it’s not going to be strong but this may not always be the case. If your potential reference rejects your request, send a polite note thanking them for their consideration.

Provide Important Information

Once your referee accepts your request for a reference letter, there are some important information you should share with them:

• Hard deadline (when it is due to the agency/school/employer)
• Soft deadline (when you would ideally like to have it submitted by)
• Submission method (including link to submission portal if relevant)
• The title (Dr., Mr., Ms., etc.), name, and pronouns they should use when referring to you
• Your CV and transcripts
• Qualities the grant/school/employer is looking for
• (If applicable) details of the proposed project
• (If applicable) details of the proposed employment
• (If possible) a rubric for how the letter will be evaluated 

This information will help your reference craft a letter that is accurate, personal, and  effective. Your reference may request more information, such as a PDF of your full application, which you should provide on request.

Send a Reminder

Around a week before the deadline, politely check in with your reference, reminding them of the deadline. If necessary, this will remind them about their commitment to you and encourage them to finish the letter soon. It is also common (although not ideal) for reference letters to be done at the last minute so don’t panic but make sure to confirm with your referee what their timeline is. If they report that they have finished the letter, double check in your submission portal or with your potential employer that the letter has been received. Once the letter is received, thank your reference again. They’ve done you a great service!

Inform Them of the Results

One step that is often forgotten in reference letter requesting is the final one: Informing your reference of the results. If you receive the grant/position, it is important to write an email thanking your reference for their instrumental help in moving your career forward. However, it is also important to thank your reference if you do not succeed in your attempt. This is important because it demonstrates that even when life is not going your way, you are appreciative of those who try to help you improve it. Regardless of the outcome, be sure to let your reference know the impact of their letter, whether it is on your career or your personal sense of being supported.

Conclusion

While requesting a reference letter can seem daunting, there are a few simple steps that can improve the process on both sides. It’s our hope at WICSC+ that this blog post will help you get the reference letters of your dreams. If you found this post helpful, please share it or its accompanying social media post on your social media of choice. If you’re a faculty member or mentor, we suggest sharing this with your students by email. You can find us on X or Instagram @wicsc_trainee.

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Comment demander une lettre de recommandation

Introduction

On est encore à cette période de l’année: le moment qui arrive dans toutes les carrières académiques, quand il devient nécessaire de vous servir de vos contacts pour prouver que vous n’êtes pas la seule personne qui peut attester de vos compétences. Les lettres de recommandation sont une devise importante dans le marché du travail. Bien que vous demandiez des lettres de recommandation maintenant, qu’ils soient pour les études de cycle supérieur ou des demandes de subvention, un jour ça sera vous qui les écrivez! Gardez cela en tête pendant que vous naviguez le processus déroutant d’obtenir ces lettres. Avant tout, les personnes auxquelles vous demandez des lettres de recommandation méritent votre courtoisie et votre respect. Continuez à lire pour apprendre en détail comment faire une demande polie et efficace!

Faites des contacts

En premier lieu, avant de pouvoir demander des lettres de recommandation, il faut avoir des contacts à demander. Pour cette raison, il est important d’être engagé avec les membres de votre faculté, qui vous entoureront tout au long de votre fonction académique. Vous ne pouvez pas commencer à établir ces relations juste avant la date limite! Vous devriez demander à quelqu’un qui vous connaît assez bien pour parler honnêtement de vos traits, talents et expériences spécifiques. Des répondants possibles pourraient être des professeurs, des directeurs de recherche et des collaborateurs.

Pour établir des relations avec vos professeurs, participez activement lors des discussions de cours, posez des questions qui promeuvent votre apprentissage et venez à vos cours avec le désir d’apprendre. Il ne faut pas que vous ayez des notes parfaites; le fait d’avoir un intérêt dans vos cours et un esprit curieux est très significatif. Si vous êtes particulièrement intéressé par un cours, il est toujours une bonne idée d’en discuter davantage avec votre professeur, que ça soit par courriel ou pendant ses heures de bureau. Les professeurs sont typiquement passionnés par ce qu’ils enseignent, et une passion partagée pour un sujet est une façon idéale de démontrer que vous êtes un étudiant qui mérite le soutien de votre professeur.

Les directeurs de recherche peuvent vous fournir d’excellentes lettres de recommandation aussi. Puisqu’ils ont vu directement vos aptitudes de recherche, ils peuvent souvent donner une approbation extrêmement profonde de vos compétences. Vous pouvez nourrir ces relations en étant le plus éthique, méticuleux et efficace que possible dans votre recherche. Ces qualités démontrent à votre directeur que vous estimez le processus de recherche et qu’il vous est important qu’il soit réussi. Ce dévouement permet le fonctionnement efficace de votre labo. Pourtant, parfois des erreurs se produisent. En menant votre recherche, il est primordial de remarquer ces erreurs, de déterminer comment les corriger, et d’informer votre directeur de l’erreur et de votre solution. Dans la recherche, l’honnêteté et la transparence sont des qualités d’une importance énorme, tout comme  l’intelligence et la curiosité. Alors, répondez souvent à vos courriels, revérifiez toujours votre travail, n’ayez jamais peur de poser des questions, gérez bien votre temps et suivez attentivement vos consignes. De cette façon, votre directeur de recherche pourrait vous écrire une lettre de recommandation brillante.

Tout cela étant dit, il est aussi important de ne rien forcer. Peu importe l’environnement académique, il y aura des membres du corps professoral avec lesquels vous vous entendrez bien presque immédiatement, ainsi que des personnes avec lesquelles vous ne vous entendrez pas. Focalisez-vous sur les personnes qui semblent être intéressées à remplir un rôle de mentor pour vous. Vous aurez plus de succès en nourrissant ces liens naturels qu’en essayant de forcer une relation avec quelqu’un qui n’y est pas intéressé. Les membres du corps professoral sont toujours à la recherche de la prochaine génération d’intellectuels; votre tâche est tout simplement de prouver que vous en faites partie!

Soyez créatif

Parfois, vous ne pouvez pas trouver un professeur ou un directeur de recherche pour vous soutenir. Mais ne vous inquiétez pas: il y a des manières créatives d’obtenir des lettres de recommandation qui témoignent de vos talents. Si vous participez à des comités ou des activités extrascolaires, vous pourriez demander aux membres du corps professoral qui y sont impliqués de vous écrire une lettre. Bien qu’ils ne puissent pas parler de votre performance académique ou en matière de recherche, ils peuvent décrire d’autres qualités importantes telles que le leadership, la coopération, l’inclusivité et la conscience professionnelle. De même, les organisateurs des postes bénévoles que vous occupez peuvent écrire de très bonnes lettres de recommandation pourvu qu’ils connaissent bien votre nature généreuse et travaillante. Si vous gardez une relation amicale avec vos anciens employeurs, ils pourraient être disposés à vous écrire une lettre aussi. Il y a certainement plusieurs personnes dans votre vie auxquelles vous avez démontré vos qualités positives. Vous avez seulement besoin de les trouver!

Demandez bien à l’avance

Assurez-vous de demander une lettre de recommandation bien à l’avance. Idéalement, vous devrez donner un répondant aumoins un mois pour écrire la lettre. L’écriture de ces lettres demande du temps, et souvent les professeurs auront plusieurs stagiaires et collègues pour lesquels ils sont des répondants. De plus, l’écriture des lettres de recommandation n’est pas toujours prioritaire pour un professeur. En leur donnant plus de temps pour terminer la lettre, vous augmentez les chances que votre répondant va pouvoir la terminer avant la date limite. En outre, les universitaires sont bien connus pour leurs horaires suroccupés. Si vous faites votre demande sans aucune flexibilité, c’est plus probable qu’elle serait refusée et que l’on vous considère indélicat.

N’incluez pas d’information excessive dans votre demande initiale. Indiquez la raison pour laquelle vous avez besoin d’une lettre ainsi que la date limite, mais ne fournissez pas votre CV ou vos relevés de notes à votre répondant avant que votre demande soit accepté. Ceci est pour ne pas sembler être présomptueux. De plus, demandez toujours explicitement si votre répondant est prêt à vous écrire une lettre de recommandation solide. Il est typiquement courtois de refuser d’écrire une lettre de recommandation si elle ne serait pas convaincante, mais ce n’est pas nécessairement le cas. Si votre répondant refuse votre demande, envoyez-lui un message poli pour le remercier pour sa considération.

Fournissez l’information importante

Lorsque votre répondant accepte votre demande d’une lettre de recommandation, il y a quelques informations importantes que vous devriez partager avec lui:

• La date limite fixée (quand il faut absolument que la lettre soit soumise)
• La date limite flexible (quand vous aimeriez que la lettre soit soumise)
• La méthode de soumission (y compris un lien au portail de soumission, s’il y en a)
• Le titre (Dr, M., Mme, etc), le nom et les pronoms qu’elle devrait utiliser en faisant référence à vous
• Votre CV et vos relevés de notes
• Les qualités que désire voir la bourse/école/employeur
• (Le cas échéant) les détails du projet proposé
• (Le cas échéant) les détails du poste
• (Le cas échéant) une grille d’évaluation sur comment la lettre sera évaluée

Cette information aidera votre répondant à créer une lettre précise, individuelle et efficace. Votre répondant pourrait demander plus d’information, tel qu’une copie de votre postulation complète, que vous devriez lui fournir sur demande.

Envoyez un rappel

Environ une semaine avant la date limite, envoyer un courriel à votre répondant pour lui faire rappel de l’échéance. Ceci lui rappellera de leur engagement et l’encouragera à terminer la lettre. Il est aussi commun (même si ce n’est pas idéal) de recevoir la lettre de recommandation à la dernière minute, donc vous devrez communiquer avec votre répondant avant de paniquer. Quand votre répondant dit avoir terminé la lettre, assurez-vous de confirmer dans le portail de soumission ou avec votre employeur potentiel pour faire certain que la lettre a été reçue. Lorsque la lettre est reçue, remerciez encore votre répondant : il vous a beaucoup aidé!

Informez votre répondant des résultats

En faisant la demande d’une lettre de recommandation, on oublie souvent la dernière étape: informez votre répondant de vos résultats. Si vous recevez la bourse/le poste, il est important de remercier votre répondant de leur aide énorme dans l’avancement de votre carrière. Cependant, il est aussi important de remercier votre répondant si vous ne réussissez pas. Cela démontre que même lorsque les choses ne se déroulent pas comme prévu, vous êtes reconnaissant de ceux qui vous aident. Peu importe les résultats, assurez-vous que votre répondant connaît l’impact que leur lettre a eu, soit sur votre carrière, soit sur vous plus personnellement.

Conclusion

Bien qu’il soit intimidant de demander une lettre de recommandation, il existe des étapes simples qui facilitent ce processus, des deux côtés. À WiCSC+, nous espérons que cet article de blog vous aidera à obtenir les lettres de recommandation de vos rêves. Si vous avez trouvé cet article utile, nous vous demandons de le partager ou de partager sa publication accompagnante des médias sociaux sur vos réseaux sociaux. Si vous êtes un membre du corps professoral ou un mentor, nous suggérons que vous partagez cet article avec vos étudiants par courriel. Vous pouvez nous trouver sur X ou sur Instagram @wicsc_trainee.