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Canada Graduate Scholarship – Michael Smith Foreign Study Supplement (Part 3)

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Date Updated:

  1. Part 3: Application Process
    1. Section 1: General Requirements
    2. Section 2: Application Tips and Tricks from our members that have applied and received the award
  2. Partie 3 : Processus de postulation
    1. Section 1 : exigences générales
    2. Section 2 : Astuces de nos membres ayant postulé pour la bourse et l’ayant reçue

Contributors:

  • Writer: Megan Kelly
  • Editor: Madeline Wood Alexander, Fraulein Retanal
  • Translator: Elena Bakker, Diya Kamineni
  • Visuals: Tamanna

Official information from NSERC regarding the supplement and application procedures is available at: https://www.nserc-crsng.gc.ca/Students-Etudiants/PG-CS/CGSForeignStudy-BESCEtudeEtranger_eng.asp

Award holder’s guide by NSERC: https://www.nserc-crsng.gc.ca/Students-Etudiants/Guides-Guides/CGSMSFSSRegs-BESCSEEMSRegs_eng.asp

NSERC Email: schol@nserc-crsng.gc.ca

CIHR Email: CGSMSFSS-SEEMSBESC@cihr-irsc.gc.ca

SSHRC Email: fellowships@sshrc-crsh.gc.ca

The following article is not intended as a substitute for official NSERC or Tri-agency documentation regarding the MSFSS. Instead, it is meant to be a supplementary guide for graduate students interested in applying for the MSFSS, offering insights and tips to successfully plan and complete a visiting study term. The guide emphasizes Canadian students as visiting scholars in the USA but may be helpful for other arrangements including other internaThe following is meant to be a supplement unofficial guide for students on issues that may seem unclear when applying for the Michael Smith Foreign Study Supplement and the relevant planning involved in undertaking such an opportunity; It does not intend to serve as a replacement for the official information available from NSERC or other tri-council resources; Moreover, while this focuses on guiding those who plan to use the Michael Smith Foreign Study Supplement to be a visiting graduate student at a different institution than their home institution, it may contain elements that may support those undertaking any short-term study opportunities outside one’s home institution (e.g., those that may not funded by Michael Smith Foreign Study Supplement); Throughout the guide, an emphasis is placed on Canadian students as visiting scholars in the USA.tional destinations and other short-term study opportunities beyond those funded by the MSFSS.

Part 3: Application Process

Section 1: General Requirements

  1. The CGS-MSFSS form (available through the agency’s website)
    • Personal information: Applicant information
    • Supervisor Information: Details of both current and host supervisors.
    • Address Information: Provide locations for the host institution, host supervisor, and applicant.
    • Budget proposal
      • Travel: Include costs for flights, trains, etc.
      • Accommodation & Living: Groceries, housing, etc.
      • Other Expenses: Phone plan, internet plans, public transit costs.
        • Specify amounts for each category for the duration of your stay and the total amount requested.
      • The total costs may exceed CAD 6000, but the requested amount cannot exceed CAD 6000.

TIP: Be sure to research the living costs of your destination to better assess your budget.

  1. Research proposal
    • Formatting:
      • Maximum of 2 pages, single-spaced.
      • Title should not contain any company or trade name, any symbols or acronyms.
      • Use clear language and write for someone who is generally knowledgeable but does not have any specialized knowledge of your field
    • Content:
      • Description of research activities planned while abroad.
      • Objectives, methodology, expected outcomes.
      • Relevance to how this research will enhance your graduate studies already supported by CGS.
      • Description of potential benefits from proposed study period abroad with respect to research objectives.
      • Timelines regarding study period abroad including the start and end dates for key phases or tasks involved.
  2. Letters of support from home and host supervisors
    • Home Supervisor Letter: A signed, confidential letter on institutional letterhead confirming support for your research and alignment with the proposed CGS award (max. one page).
    • Host Supervisor Letter: A signed, confidential letter on institutional letterhead detailing their support for your visit to and the resources they have available (if any), supervisory time, equipment, etc. to support the planned research (max. one page)
  3. Any other potential materials specific to the specific funding agency
    • Agency-Specific Requirements: CIHR, NSERC, and SSHRC may have slightly different instructions or forms, so be sure to follow your specific agency’s guidelines.
    • Disclaimer Form: Submit a completed and signed disclaimer form from your award’s agency (e.g., Terms and Conditions of Applying for NSERC, or Consent to Disclosure of Personal Information for SSHRC and CIHR).
  4. Submission
    • Portal: Confirm with your host institution where to submit your forms and documentation.
    • Deadlines: Internal deadlines may differ from those on the agency’s website. Check your institution’s internal deadline, as the agency deadline applies to institutions.
    • Selection: Institutions must have an internal process to rank applications based on each agency’s selection criteria.

From https://www.nserc-crsng.gc.ca/students-etudiants/pg-cs/cgsforeignstudy-bescetudeetranger_eng.asp#application:

Section 2: Application Tips and Tricks from our members that have applied and received the award

  1. Proposal Preparation
    • Start Early: Begin thinking about your proposed projects as soon as possible.
    • Propose a Feasible Project: Ensure your project is realistic and achievable within the proposed time frame.
    • Clarify Connections: Clearly demonstrate how your proposal relates to your proposed research.
    • Highlight Collaboration: Explain how your host supervisor and host institution are necessary to enhance your research program through this proposed collaboration.
    • Follow Instructions: Carefully follow the agency’s guidelines and double-check that no components are missing.
    • Get Proofreading Help: Ask trusted individuals, such as your supervisors or senior collaborators, to proofread your application, especially the research proposal
  2. Supervisor Communication
    • Keep Supervisors Updated: Regularly update both your home and host supervisors throughout the process.
    • Discuss Ideas Early: Don’t hesitate to reach out to your host supervisor to discuss your ideas beforehand. They might even help you refine your proposal further.
  3. Contingency Planning
  4. Have a Contingency Plan: Be prepared in case you don’t receive funding (e.g., consider going under your supervisor’s support or deferring to another semester).
  5. Accommodations and Budget Planning
    • Check Living Options: Ask your host supervisor if you can contact their students for insights on budgeting for the rent costs.
    • Estimate Your Budget: Do a quick online search for phone plans, transit, and grocery costs, then estimate your monthly expenses for the duration of your stay.

Please review the harmonized program description (SSHRC, CIHR, and NSERC) hosted on NSERC’s website: http://www.nserc-crsng.gc.ca/Students-Etudiants/PG-CS/CGSForeignStudy-BESCEtudeEtranger_eng.asp

Contributrice :

  • Écrivaine : Megan Kelly
  • Révision: Madeline Wood Alexander, Fraulein Retanal
  • Traductrice : Elena Bakker
  • Visuels : Tamanna

Les informations officielles du CRSNG concernant le supplément et les procédures de candidature sont disponibles à l’adresse suivante : https://www.nserc-crsng.gc.ca/Students-Etudiants/PG-CS/CGSForeignStudy-BESCEtudeEtranger_fra.asp

Guide à l’intention des titulaires par CRSNG : https://www.nserc-crsng.gc.ca/Students-Etudiants/Guides-Guides/CGSMSFSSRegs-BESCSEEMSRegs_fra.asp

Adresse courriel du CRSNG : schol@nserc-crsng.gc.ca

Adresse courriel des IRSC : CGSMSFSS-SEEMSBESC@cihr-irsc.gc.ca

Adresse courriel du CRSH : fellowships@sshrc-crsh.gc.ca

L’article suivant sert d’un guide non officiel et supplémentaire pour les étudiants quant aux aspects qui pourraient être obscurs lors de la postulation pour le supplément pour études à l’étranger Michael-Smith (SEEMS) et de la planification nécessaire pour ces démarches. Il ne vise pas à remplacer l’information officielle disponible auprès du CRSNG ou d’autres ressources des trois agences de financement. Ce guide vise principalement à aider ceux qui prévoient utiliser le SEEMS afin d’étudier, à titre d’invité, dans un établissement autre que leur établissement habituel. Il pourrait toutefois contenir des informations utiles pour ceux qui entreprennent n’importe quelle opportunité d’études à court terme à l’extérieur de leur établissement scolaire habituel (par exemple, ceux qui ne sont pas financés par le SEEMS). Tout au long du guide, l’accent est mis sur les étudiants canadiens qui seront des chercheurs invités aux États-Unis.

Partie 3 : Processus de postulation

Section 1 : exigences générales

La demande entière pour cette opportunité de financement comprend plusieurs composants principaux :

  1. La formulaire BESC-SEEMS (disponible sur le site web de l’organisme)
    • Informations personnelles : informations sur le candidat
    • Informations sur le superviseur : détails sur le superviseur actuel ainsi que sur le superviseur d’accueil
    • Adresses : Indiquez les adresses de l’établissement d’accueil, du superviseur d’accueil et du candidat
    • Proposition de budget
      • Voyage : indiquez les coûts de vol, de train, etc.
      • Hébergement et coûts de la vie : coûts de l’épicerie, du logement, etc.
      • Autres dépenses : forfait cellulaire, forfait internet, transport en commun.
        • Indiquez les montants pour chaque catégorie pour la durée de votre séjour ainsi que le montant total demandé
      • Le total des coûts peut dépasser 6000$ CAN, mais le montant total demandé ne peut pas dépasser 6000$ CAN

Astuce : Assurez-vous de vous informer sur le coût de la vie dans votre pays d’accueil pour mieux évaluer votre budget.

  1. Proposition de recherche
    • Format :
      • Maximum de 2 pages, à simple interligne.
      • Le titre ne devrait pas contenir de noms d’entreprises/de marques, de symboles ou d’acronymes.
      • Utilisez un langage clair. Écrivez pour quelqu’un qui a de bonnes connaissances générales, mais qui n’a pas de connaissances spécialisées dans votre domaine.
    • Contenu :
      • Description des activités de recherche prévues pendant le séjour
      • Objectifs, méthodologie, résultats attendus
      • Comment cette recherche améliorera vos études supérieures déjà financées par les BESC
      • Description des avantages potentiels de la période d’études à l’étranger proposée, gardant à l’esprit les objectifs de la recherche
      • Calendrier de la période d’études à l’étranger, comprenant les dates de début et de fin pour les grandes phases ou tâches impliquées
  2. Lettres de soutien des superviseurs d’origine et d’accueil
    • Lettre du superviseur actuel : une lettre confidentielle et signée, sur papier avec l’entête de l’établissement, confirmant son soutien pour votre recherche et que votre recherche convient à la bourse BESC proposée (maximum d’une page).
    • Lettre du superviseur d’accueil : une lettre confidentielle et signée, sur papier avec l’entête de l’établissement, confirmant son soutien pour votre visite ainsi que les ressources dont il dispose (s’il y a lieu), le temps de supervision, l’équipement, etc. qui seront mis en œuvre pour soutenir la recherche prévue (maximum d’une page).
  3. Autres renseignements spécifiques à l’agence de financement concernée
    • Exigences propres à l’organisme : Les IRSC, le CRSNH et le CRSH pourraient avoir des instructions ou des formulaires légèrement différents; assurez-vous donc de suivre les directives de votre organisme spécifique.
    • Déclarations exigées par l’agence de financement: complétez, signez et déposez les déclarations exigées par l’organisme de votre bourse (ex. Formulaire de modalités de présentation des demandes pour le CRSNG, ou consentement de divulgation de renseignements personnels pour le CRSH et les IRSC).
  4. Soumission
    • Portail : confirmez avec votre établissement d’accueil où il faut soumettre vos formulaires et vos documents justificatifs.
    • Dates limites : les dates limites internes peuvent différer de celles qui sont indiquées sur le site Web de l’agence de financement. Vérifiez la date limite de votre établissement d’accueil.
    • Sélection : les établissements doivent avoir une procédure interne pour évaluer les candidatures selon les critères de sélection de chaque agence.

Information tirée de https://www.nserc-crsng.gc.ca/students-etudiants/pg-cs/cgsforeignstudy-bescetudeetranger_fra.asp

Section 2 : Astuces de nos membres ayant postulé pour la bourse et l’ayant reçue

  1. Préparation de la proposition
    • Commencez tôt : commencez à songer à vos propositions de projet dès que possible.
    • Proposez un projet faisable : veillez à ce qu’il soit faisable et réaliste d’effectuer votre projet durant la durée de séjour que vous proposez.
    • Tissez des liens : décrivez clairement les liens entre votre proposition de séjour et le projet de recherche que vous proposez.
    • Mettez l’accent sur la collaboration : soulignez en quoi la collaboration avec l’établissement d’accueil, et avec le superviseur avec lequel vous travaillerez, serait bénéfique pour votre projet de recherche.
    • Suivez les instructions : respectez les lignes directrices de l’agence auprès de laquelle vous postulez et veillez à ce qu’il ne manque aucune composante à votre demande.
    • Sollicitez de l’aide pour la relecture : demandez à des individus auxquels vous faites confiance – tels vos superviseurs de recherche ou vos collaborateurs plus expérimentés – de relire votre demande, particulièrement la proposition de recherche.
  2. La communication avec les superviseurs
    • Tenez vos superviseurs au courant : tenez vos superviseurs de recherche (actuels et d’accueil) au courant tout au long du processus.
    • N’attendez pas pour discuter de vos idées : n’hésitez pas à communiquer avec votre superviseur d’accueil pour discuter de vos idées. Cela pourrait même vous aider à développer davantage votre proposition de recherche.
  3. La planification pour les éventualités
    • Élaborez un plan de contingence : préparez-vous au cas où vous n’obtiendriez pas de financement. Songez à la possibilité d’attendre à un semestre ultérieur ou d’effectuer votre projet avec le soutien de votre superviseur actuel.
  4. La planification en lien au budget et au logement
    • Informez-vous sur les options de logement : demandez à la personne qui vous supervisera si elle pourrait vous mettre en contact avec ses étudiants. Ces derniers pourraient vous aider avec la planification financière en lien au coût du loyer.
    • Estimez les coûts : effectuez des recherches en ligne quant au coût de l’épicerie, du transport et des forfaits de télécommunication. À l’aide de cette information, estimez les dépenses mensuelles que vous aurez à assumer durant votre séjour.

Veuillez consulter la description harmonisée des programmes (CRSH, IRSC et CRSNG) sur le site Web du CRSNG : https://www.nserc-crsng.gc.ca/Students-Etudiants/PG-CS/CGSForeignStudy-BESCEtudeEtranger_fra.asp